Ｅメールは転職活動に不可欠なツールです。
電話と異なり、会ったことのない相手に対して慣れない敬語を使う緊張感もありませんし、手紙のような決まった慣用句を使う必要もありません。
その点では気楽な通信手段と言えます。
ただし、その分、馴れ馴れしい言葉で書いてしまったり、仲間同士で使うような流行り言葉を使ってしまったりすることもあるので注意が必要です。
Ｅメールは便利な手段だからこそ注意が必要
面接に遅れそうなときなどは電話も必要ですが、通常のやりとりはメールの方が便利です。
双方とも都合のいい時間に送受信が可能なので、相手の時間を拘束することもありません。
また、やりとりは記録に残るので、あとで「言った言わない」などのトラブルを避けることもできます。
Ｅメールを使ううえで大切なことは、相手に対する心遣いです。
手紙で使うような儀礼的な挨拶などは省略しても構いませんが、先方を不快にさせないためにも敬語を省略してはいけません。
なお、文体は「です・ます調」を使いましょう。
Ｅメールの基本マナー
1. 内容のわかる件名にする。
受け取った相手が用件の内容をすぐにわかるような件名にしましょう。
相手はたくさんのメールを処理しているかもしれません。
内容がわからないメールは後回しにされる可能性もあります。用件がわかる件名にしましょう。
2. 簡潔でわかりやすく書く。
メールを書くとき、問い合わせ事項などは文章でダラダラと書かずに、簡潔に箇条書きで書きましょう。
もし文章で書くときには、改行したり行を開けたりするなどして、相手が読みやすくなるように心がけましょう。
3. 必要最低限の内容に絞り込む
メールの内容は最低限に絞り込みましょう。一通のメールに用件を何個も書くと、相手は処理をするのに困ります。
相手はたくさんのメールを読んでいる可能性もありますので、ムダな内容は書かないようにしましょう。
4. 機種依存文字は使わない。
機種依存文字や、特殊文字など汎用性が低い文字は使わないようにしましょう。
相手のパソコンでは、文字化けする可能性があります。
文字化けによってはスパムメールと判断されて、相手に届かないかもしれません。
5. 本名で送信する。
メールアドレスの表記にニックネームを使用している人がいます。
プライベートなメールのやりとりでは問題ありませんが、会社に送る際には適切ではありません。
転職活動期間中は、メールアドレスの表記は本名が表記されるようにしておきましょう。
6. なるべくファイルを添付しない。
ファイルは形式が違うと開けないことがあります。
PDFであれば、大概問題なく開くことができますが、他の形式だと開けない場合があります。
応募先企業の求人情報にファイル形式の記載があるようなら、そのファイル形式で送ることです。
7. 送信前にウィルスチェックをする
もし添付ファイルを送るなら、ウィルスチェックを忘れずに行いましょう。
応募先企業にウィルスメールを送付してしまうと、大問題になる可能性があります。
あなたのメールが感染源にならないように気をつけましょう。
パソコンのウィルスチェックソフトをちゃんとインストールしておき、常に最新版になっているように注意することも大切です。
8. 在職中の会社のパソコンを使わない
会社のメールで送信すると会社のドメインが入ったメールを相手に送付することになりますし、返信が来ても会社で受け取ることになります。
もし退職後にやりとりをしたくてもできなくなる可能性があります。
また、自社に転職してきたときにも同じことをするのではないか、と疑われます。
そもそも会社の回線を私用で使っていることになりますので、在職中の会社から指摘をされる可能性もあります。
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