求職者が応募する際、提出する書類は「履歴書」と「職務経歴書」の2種類になります。
「履歴書」は基本的なプロフィールを記載するもので、「職歴」欄にはこれまでに在籍した企業の入社・退社の事実を記載します。スペースが空いているなら、担当業務内容を簡単に記載するのも可能です。
「職務経歴書」は、所属した組織内容や担当した業務内容などを詳細に記載します。成果や工夫したポイント、身に着けたスキルなども記載し、「どのような職場で、どのような活躍をしてきたか」を採用担当者に、具体的にわかってもらうために作成します。
どんなに優れた経験やスキルを持っていても、採用担当者にわかってもらえなければ採用されません。会えばわかってもらえると思っていても、面接の機会が与えられなければ、会うこともできません。
それとは反対に、求人内容から多少外れていても、書類でアピールすることができれば、面接の機会を得ることもできるのです。基本的な文書作成のマナーを守り、限られたスペースで効果的な自己アピールすることで、採用担当者の目にとまります。
是非会いたい、と思われる書類になるように、文書作成に取り組んでいきましょう。
応募書類の使いまわしはNG
転職活動を行うにあたり、複数の会社に並行して応募することは、悪いことではありませんが、応募書類の使いまわしはやめましょう。
特に志望理由は注意です。
どの企業でも通用するような、ありきたりの内容では、採用担当者は、すぐに使いまわしであることに気づきます。企業情報や求人内容を分析すれば、志望理由が同じになることはありえません。
事前に準備した応募書類を元に作成するのは結構ですが、詳細は各社に合わせて修正するようにしましょう。
採用担当者が応募書類で見たいこと
採用担当者は、応募書類に記載された限られた情報から、あなたを知ろうとしています。具体的な人物像を描こうとしても、抽象的な表現が多いと想像ができません。
経験やスキル、今までにやってきたことなどは、事例を挙げたり、数字を示すことで、具体的に説明することが大切です。
また、応募書類は、人事部の採用担当者だけではなく、採用部門の責任者も内容を確認します。自分の部下になる人材ですから、どんな人物なのか、どんなことができるのか、どんな姿勢で取り組んでいけるのか、などを知ろうとしています。
採用部門の責任者が知りたがっている内容を説明する気持ちで書いていくのが良いでしょう。
応募書類の整合性に気をつけましょう
履歴書の内容や職務経歴書の内容が素晴らしい内容となっていても、全体を通してみると一貫性を欠いている書類になっていることがあります。本やインターネットを参考に、それぞれの書類を書いたとき、そのようなことが起こります。
履歴書と職務経歴書の志望動機が異なっていたり、自己PRの内容が異なっていたり、経験やスキルが入社後の職種と合っていないなど、文書間でのずれがないように注意が必要です。
- これまでの経験
- 経験から身につけたスキル
- スキルから導かれる将来のビジョン
- ビジョンを達成するための転職の志望動機
そのような流れになっているか、確認しましょう。
応募書類を読んでもらうために気をつけること
応募書類はあなたの分身です。
書類が汚れていたり、文字が走り書きになっているなど、最低限のビジネスマナーができていないと仕事に対する取組みもいい加減なのではないか、と判断されます。
採用担当者は、何百通もの応募書類に目を通します。
読む相手のことを考えて、スッキリと読みやすい文書を提出するようにしましょう。
・書類が汚れている。
応募書類にシワがあったり、汚しているなど、書類を大切に扱わない人は、仕事の面でも雑だったり、いい加減だったりするのではないか、と判断されます。
応募書類が汚れたときには、面倒であっても書き直しをすべきです。
字を間違えたときに修正液を使うのもダメです。その際にも書き直しをしましょう。
・ボリュームが多い。
小さな字でびっしり書かれた履歴書や枚数の多い職務経歴書などは、読む側の採用担当者のことを考えていない、と判断されます。
相手のことを考えられない、簡潔にまとめる力がない、と判断され、書類を読まれることもなくなる可能性があります。
・空欄が多い。
履歴書も職務経歴書も空欄が多いと、採用担当者は、あなたのやる気を感じられません。
特に志望動機や自己PRなど、自分自身のことに関する記載が少ない場合には、面接に呼ばれない可能性が高いです
・字の間違いが多い。
文書作成業務はどんな業務でもあります。
誤字脱字が多いと国語の能力が低いという印象を与えます。
また履歴書などの大切な文書にも関わらず、見直しなどの処理ができない、慎重さに欠ける人と判断されます。
・相手が知らない用語を頻繁に使う。
異業種に応募する際、自分の働いていた業界の専門用語を頻繁に使うのはNGです。
採用担当者は、書かれた内容を読んでも理解できないかもしれませんし、あなたの能力を正しく評価できない可能性もあります。
さらに、あなたは相手のことを考えられない人だ、と判断される可能性もあります。
・具体的な取引先名を記載。
自分の担当した業務や実績をアピールするために、社外秘のプロジェクトや顧客名を詳細に記載してしまう人がいます。
これは、守秘義務違反になるためNGです。
守秘義務への意識が低い印象を与えると、リスクマネジメント能力が低いのではないか、と判断されてしまいます。
最近は特にリスクマネジメントに関して厳しい企業が多いので、くれぐれも記載内容には気をつけましょう。
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