いつかビジネスでつながることや、力を貸してもらうことがあるかもしれませんので、退職後も、辞めた会社の上司や同僚と会えるぐらいの良好な関係を続けたいものです。
そのためにも引継ぎはしっかりとしておきましょう。
引継ぎスケジュールと引継ぎノートで、いつまでに何を済ませるのか書き出しておく
退職日が決まったら、すぐに引継ぎについて上司と相談します。
通常であれば退職1か月くらい前から1週間前まで業務の引継ぎをしますので、引き継ぐ事柄を整理し、スケジュールを作成しましょう。スケジュールは少なくとも3日くらいの余裕を持たせておくことが大切です。
引継ぎを万全に行うためにも引継ぎノートを作成するのが良いです。引継ぎノートには、仕事の内容や手順、資料の保管場所から収集方法まで、できるだけ詳しく書いておきます。また引継ぎのモレがないように引継ぎチェックリストを作成するのが有効です。
引継ぎ項目をリスト化する
退職前は通常業務に加えて引継ぎもしなくてはならなくなるため、やるべき引継ぎ項目をリスト化します。
引継ぎ項目リストは、何を、いつまでに、どういう順番で、誰に引継ぎをするかの計画を立てましょう。
引継ぎ計画を立てるときには、それぞれの項目に対して、数日の余裕を持たせておくことが大切です。予定外の対応が入っても、残務処理が長引いても、対応できるくらいの余裕を持たせておきましょう。
引継ぎ内容は文書で残す
引継ぎ時には、このノートを使って後任者に説明を行いますが、後任者の知識や範囲によって、説明レベルは変わってきます。
同部署の人であれば少ない説明で済みますが、他部署から異動してきた人や新規採用された人の場合、かなり詳しい説明が必要になります。
伝えもれや誤解を防いで確実に引継ぎをするためにも、口頭での説明だけではなく、文書を残すようにしましょう。、引継ぎが終わったときには、そのノートを後任者に渡しましょう。
なお、引継ぎ用の文書などは、転職活動をしているときから、作成を進めておくのが良いです。担当業務や案件ごとにファイルを分けて作成し、必要事項を記録しておくことです。
もし後任者の決定が遅れてもスピーディに引継ぎを済ませることができます。
顧客へのあいさつは後任者と一緒に、信頼関係をサポート
あいさつ回りは後々の人脈につなげるためにも大切です。取引先へのあいさつ回りは、できるだけ後任者と一緒に訪問しましょう。
後任者が顧客といい関係を築けるようにサポートやフォローをしておきます。あいさつ回りのときには、顧客に後任者の強みをアピールするのも良いです。
また、あいさつ回りは顧客だけではなく、社内の関係部署や仕入れ先、関連会社や協力会社などにも行います。あいさつ回りで重要なのは、後任者を主役として立てて、あなたはわき役に徹することです。
取引先とのトラブルに関する情報は、過去のものであっても後任者に共有しましょう。
いつかビジネスでつながることや、力を貸してもらうことがあるかもしれませんので、退職後も、辞めた会社の上司や同僚と会えるぐらいの良好な関係を続けたいものです。
そのためにも後任者への引継ぎはしっかりとしておきましょう。
引継ぎで伝えるべきこと
１. 業務全体（業務・案件の目的）と社内での位置づけの説明。
２. 業務内容の詳細説明。業務のフロー（流れ）。手順。
３. 業務の優先順位、必要な事前準備。
４. 個別業務のポイントと進捗状況。
５. 個別業務ごとのトラブル発生例と処理法。
６. 過去にあったトラブルの事例。発生の経緯と対応。
７. 個別業務ごとの今後の見通し。
８. 必要書類、資料の置き場所（所在）。保存法と活用法。
９. 書類の書式と書き方。
１０. 業務で参考にしているＷｅｂサイトや図書、雑誌、新聞等情報源。
１１. 顧客、取引先リスト。社内の関連リスト。
１２. 取引先別仕事の経緯と業務ポイント。
１３. 取引先別担当者の人柄、好み、接待に使う店。
１４. 取引先別起きやすいトラブルと対処法。
１５. 先輩や上司の性格と付き合い方（社内）。
１６. 退職後の自分の連絡先。
◆ 最新記事
- 退職が決まったら挨拶状を出すのが転職成功のコツ
- 企業が求めるのは「即戦力」。では「即戦力」とは「経験」や「知識」があればいいのでしょうか？
- 会社や仕事のバランスシートを作るのが、転職成功のコツ。
- 退職が決まったら、急いで引継ぎチェックリストを作りましょう。
- 転職先への入社後、人間関係で悩まないために気をつけること。
Follow me!
